Botón: Nuevo

El botón Nuevo crea un nuevo documento en blanco usando su plantilla por defecto.  

El comando  Archivo  |  Nuevo  en el menú abre el diálogo Nuevo,  el cual le ofrecerá opciones de plantillas.  

Botón: Abrir

El botón Abrir trae al cuadro de diálogo para que elija un documento para ser abierto. La ilustración es para Excel 2000 en Windows 98, pero es muy semejante en otras versiones.

Los archivos abiertos recientemente, están listados al final del menú Archivo. De manera que usando el menú puede tener un acceso más rápido a los documentos con los cuales trabajó hace poco.    

Botón: Guardar

El botón Guardar conserva al actual documento de vuelta al lugar de donde vino. Si el documento nunca ha sido guardado antes, verá un cuadro de diálogo donde podrá elegir una carpeta y nombre de archivo. 

Puede tener problemas si está editando un documento viejo para un nuevo propósito y no quiere perder al viejo. Deberá usar el comando en el menú,  Archivo  |  Guardar Como  para tener el cuadro de diálogo que necesita para guardar bajo un nombre de archivo distinto. De lo contrario sobrescribirá al viejo documento.  

Botón: Email

El botón de Email le permite mandar a otra persona,  la presente hoja de trabajo o todo el libro de trabajo por email.

Botón: Imprimir

Imprimirá todas las filas y columnas que piense que contienen datos.  

A veces Excel se confunde si se han borrado datos o se dió formato a celdas en blanco. Siempre haga una vista Preliminar, antes de imprimir una hoja de cálculo.  

Sugerencia: Usar  Archivo  | Imprimir  para abrir el diálogo de Impresión, donde puede elegir imprimir solo una parte de la hoja o del libro de trabajo. 

Botón: Vista Preliminar de Impresión

Muestra como se verá su documento cuando sea impreso. Siempre debería tener esta vista antes de imprimir. Mediante una cuidadosa verificación antes de realmente  imprimir, puede evitarse errores y ahorrar mucho papel y tiempo. Es especialmente importante tener una vista preliminar de las hojas de cálculo, porque con mucha frecuencia resultan demasiado anchas para caber en una sola hoja.  

Botón: Ortografía

Verifica la ortografía de su texto pero no lo hará en las fórmulas. Excel no corrije su gramática.

Botones: 
Cortar. Copiar, y Pegar

Los botones de Cortar, Copiar y Pegar funcionan como de costumbre.
Cortar remueve el texto seleccionado y lo envía al Clipboard.
Copiar coloca una copia del texto seleccionado en el Clipboard.
Pegar coloca una copia de lo que estaba en el Clipboard en el punto donde se encuentra el cursor. (Ve al diminuto clipboard en el dibujo del Botón Pegar?)

Cuando quiere pegar un rango de celdas que ha cortado o copiado, solo seleccione la celda que desea que se encuentre arriba a la izquierda de los datos pegados y Pegue allí.   

Cuando Pega datos en Excel, permanece en el Clipboard solamente hasta que usted ejecute un comando diferente más bien que hasta que copie algo nuevo. De manera que podrá pegar los datos varias veces seguidas en diferentes lugares, pero una vez que haga algo diferente, los datos se borran del Clipboard.

Botón: Copiar Formato

Con el icono de forma de pincel, Copiar Formato, se copia el formato de una celda a la otra.   

Como funciona: Primero seleccionar la celda con el formato que quiere usar.  Hacer un clic en el botón Copiar Formato. El puntero del  mouse cambia a la forma del pincel de Copiar Formato. Clic en la celda que usted desea que tenga el mismo formato. El puntero del mouse vuelve a cambiar y  usted ha terminado.  

Puede aplicarse Copiar Formato a más de un sitio, si hace un doble clic en el botón. El puntero del mouse conservará la forma de Copiar Formato hasta que haga un nuevo clic en el botón.  

Copiar Formato solamente funciona con celdas completas. No es posible usarlo para dar formato solamente a una parte del texto de una celda.

Copiar Formato usará el primer formato que encuentre. Por ejemplo, si el texto que está en la celda usa 2 colores diferentes, Copiar Formato usará el primero de los dos colores usados en la celda desde la cual está copiando. 

Botones: Deshacer y Rehacer

El botón Deshacer le permite revertir una acción que acaba de realizar. Cancelar le permite cambiar de idea y ejecutar esa acción toda de nuevo.   

Excel mantiene el seguimiento de solo 16 acciones. Antes en Excel 97 solo se podía revertir la última acción. Sin diversión, en absoluto!

La lista de las acciones  brinda la referencia de celda existente para algunas de ellas. Hay una  sola lista para Deshacer, que cubre todas las hojas del libro de trabajo. Las referencias de celdas no incluyen el nombre de la hoja de cálculo. Es fácil confundirse !

Botón: Hipervínculo

El botón de Hipervínculo abre un diálogo para que se pueda crear un hipervínculo en la hoja de cálculo. Cuando está viendo una hoja de cálculo en la computadora , haciendo clic en su vínculo abre el recurso en la URL usado para el mismo. Este puede ser una página web, otra hoja de cálculo, un documento de Word, o un archivo de sonido.

Botón: Pegar Función 

El botón con la función Pegar le permite seleccionar una de las funciones que ya conoce Excel y pegarla dentro de una fórmula. Para la mayoría de las funciones, verá entonces  un nuevo diálogo donde puede entrar cada uno de los números que la función necesite.  Hasta podrá seleccionar una celda o rango de celdas en lugar de escribir los números existentes. 

Usar los diálogos significará que no tendrá necesidad de recordar donde van todos los paréntesis y comas en la función. Muy conveniente!!

En Excel 2002/2003 el botón de la Pegar función está en la izquierda del cuadro de texto de Fórmula.

Antes

Después

Antes

Después

Botón: Asistente de Gráfico

El botón del Asistente de Gráfico abre un asistente que lo ayuda a convertir sus datos en gráficos.

Botón: Dibujo  

El botón Dibujo abre una barra de herramientas de dibujo. Esta barra puede ser  llevada y estacionada  en cualquier borde de la ventana, al igual que las otras barras de herramientas.  O puede dejarse flotar como una paleta.  

Se usan estas herramientas para crear gráficos mientras aún se permanece en una aplicación de MS Office. Las herramientas crean dibujos vectoriales que son los que usan formas, en lugar de puntos individuales.   

Estas lecciones no usan la barra de Dibujo en gran medida. Hay solo una medida de cuanto puede hacer uno en un solo curso! (Si está interesado, pregunte al Asistente de Office o use la Ayuda para aprender más.)   

Control: Zoom

El control del Zoom muestra en que tamaño de hoja esta siendo desplegada la planilla. Haciendo clic en la flecha a la derecha del control  se le abre la lista a sus opciones.  El Zoom de Excel tiene una lista de opciones más corta que la de Word.    

Excel no incluye la opción de "Página Completa", pero agrega la opción "Selección".

Botón: Ayuda

El botón Ayuda abre o bien una ventana de Ayuda o el diálogo del Asistente de Office.

El Asistente de Office puede usar cualquier número de "actores" para hacer que su consejo sea más divertido. 

Para desconectar al Asistente de Office primero deberá  abrirlo y después hacer clic en el botón de Opciones en el diálogo amarillo que aparece. Aparece el diálogo del Asistente de Office. En la etiqueta de opciones, sacar tilde en  la casilla de usar Asistente de Office.

Botón: Flecha

Si usted ve  una doble flecha al final de una barra de herramienta en una aplicación de Microsoft Office 2000 es que hay más botones asignados a la barra que los que esta puede mostrar. Usted puede hacer un clic en las flechas, para abrir un menú que lista los otros botones.  

La flecha que apunta hacia abajo siempre está al final de la barra de herramientas . Abre un menú con un comando Agregar/Remover para poder modificar qué botones son mostrados en la barra de herramientas

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