Diseño de Hoja de Cálculo:
Planificando una Hoja de Cálculo 

Cuando hay que crear una hoja de cálculo en el mundo real, no es probable recibir instrucciones específicas como las incluidas en estas lecciones. En realidad, solo existirá un vago resumen sobre cual es el objetivo principal de la hoja.

Los puntos de más abajo lo ayudarán a diseñar una hoja de cálculo factible. Pensarla a través de la lista del comienzo, puede ahorrarle mucho tiempo y preocupaciones, antes de que la termine. Básicamente se trabaja hacia atrás, partiendo del resultado final e imaginando qué es lo que se necesita para llegar a obtenerlo.

Tenga presente las dos clases de hojas, a las que le agrega datos regularmente, como los cálculos de inventarios o liquidación de sueldos y las hojas que resumen el estado de las cosas en un momento dado, como los informes cuatrimestrales que no sea necesario modificar después.

Lista de Verificación de Planificación para una Hoja de Cálculo   

1. Establecer las Metas

Para qué es una Hoja de Cálculo?  Qué preguntas contestará?   

2. Identificar Ingresos y Egresos

A. Egresos - Son los valores finales que va a producir la hoja de cálculo, como los Totales de Ventas, Precio Promedio, Cantidad de Miembros, Cifras de Stock.

B. Ingresos = Valores Datos que necesita para obtener los resultas que busca, como el Precio por Unidad, Tasa del Impuesto, Nombre, Dirección, Número de Artículo, Cantidad, Monto.

C. Ingresos = Fórmulas  Funciones y fórmulas que se usarán para calcular los Resultados. Escribirlos como Valores que ha listado. Por ejemplo, Cantidad en Existencia,= Cantidad Comprada - Cantidad Vendida, Precio de Venta= Costo + Gastos Fijos + Impuestos.

3. Esquema del Diseño

Se deben manejar bien las actividades, para obtener un buen diseño de su hoja de cálculo.

A. Entrar Datos. Facilite el ingreso de los datos. Es más fácil entrar los datos con precisión cuando la hoja utiliza el mismo orden en el que se entran los datos originales.

B. Usando la Hoja Que tamaño de papel o de pantalla va a usar? Es fácil de leer la hoja? Es fácil de encontrar la información más importante? Puede ver el usuario los rótulos de las filas y de las columnas que tengan registros largos?

C. Cambiando la Hoja más Adelante; Se agregarán nuevos registros? Se va a necesitará agregar filas o columnas? Las Fórmulas deben diseñarse con cuidado, para asegurar que funcionarán bien después que se agreguen nuevos datos.

D. Imprimir Será impresa la hoja en alguna oportunidad? Con que tamaño de papel? Se imprimirá completa o solo parcialmente? Debería caber la impresión en una cantidad de páginas predeterminada?. Deberían repetirse los rótulos de columnas y filas en todas las páginas? Es necesario ver las líneas de la grilla? Que debería contener el Encabezado y el Pie ? Blanco y Negro, Escala de Gris o Color? Su elección de colores funciona bien con cada uno de ellos? Todavía es legible la hoja? Hay códigos de color que no resulten más útiles una vez impresos?

4. Conjeturas de Prueba

A.  Números fáciles  Probar la hoja de cálculo con cifras fáciles de calcular, para poder comprobar que el resultado es el correcto.

B.  Números Conocidos  Pruebe su hoja con datos reales de los que conozca el resultado.

C.  Número Especiales  Pruebe datos en casos especiales, como valores de cero, celdas en blanco, números de valor muy pequeño y números muy grandes. Tienen las columnas un ancho suficiente para poder mostrar los números más pequeños y los más grandes que espera ver? Maneja bien su hoja estos casos especiales, o se enloquece? Si aparece un mensaje de error, este explica que hay que hacer?

5. Documentar lo que hizo

Tanto sea en la hoja como en los comentarios ocultos, provea información acerca de su trabajo. Su documentación cubre tres tipos de informaciones:

Qué es esa hoja? Para qué es la hoja ? Quién la ha diseñado? Cuando? Cual fue la última fecha en la que fue actualizada? De donde provienen los datos?

Como usarla. Donde ingresar los datos nuevos? Donde hallar los resultados? Como ingresar los datos nuevos? Por ejemplo, ingresa un número de teléfono como 1-222-333-4444 o 1 (222) 333-4444 o 12223334444 sin ninguna puntuación? Ingresa monedas como números enteros o deben incluir la coma decimal?

Como cambiarla. Explicar que ha hecho y porqué lo hizo, especialmente las fórmulas y que partes de la hoja dependen de otras partes de la misma. Es asombroso cuanto es posible olvidar sobre su propio trabajo después que han transcurrido unas pocas semanas. Por consiguiente escriba todos los detalles que crea que no debería olvidar. Habrá valido la pena a lo largo del tiempo.

~~  1 Cor. 10:31 ...hagan cualquier otra cosa, háganlo todo para la gloria de Dios.  ~~

Actualizado por última vez el día: 12/16/10