Diseño de Hoja de Cálculo:
Probar su Hoja

Paso a Paso: Probar su Hoja

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Que aprenderá

probar que quepa en la pantalla  probar con números fáciles probar con números especiales documentar la hoja de cálculo

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Inicio con: viajes34.xls (de la lección previa)

Probar Aptitud para Pantalla: 640 x 480   

Si su monitor está usando una resolución mayor que 640 x 480, no podrá decir solo mirando a su pantalla si su diseño de hoja de cálculo se adaptará a la de  640 x 480. Es necesario o bien cambiar la resolución en el monitor, o redimensionar la ventana del buscador con la resolución que quiere comprobar. Use uno de los siguientes procedimientos para ver si su hoja entra en la pantalla.   

• Cambiar la resolución con el software de la plaqueta de video: Alguna plaquetas de video le permiten cambiar la resolución del monitor sin necesidad de tener que reiniciar la computadora.  Si la suya lo hace, está bien provisto! La opción se hace en general en un menú que aparece desde un icono en la Bandeja a la derecha de la barra de Tareas de Windows.  De otra manera, verifique las Propiedades de la Pantalla (hacer clic derecho en el Escritorio  y elegir Propiedades). La etiqueta de Configuración  le mostrará qué resoluciones puede utilizar. No obstante esto, podría tener que reiniciar para cambiar la resolución. No vale la pena hacer eso. En su lugar utilice otro método.    
   
• Cambiar de resolución con otro software: Hay otros programas que le permiten cambiar la resolución del monitor como el Power Toy QuickRes.
   
• Establecer con software el tamaño en el buscador: Programas como el Browser Sizer, abren una ventana del buscador de un tamaño seleccionado como el de 640 x 480. Es muy conveniente!
   
• Fijar manualmente el tamaño en el buscador : Producir una imagen del tamaño correcto y redimensionar la ventana con el mismo.

  Abrir el programa Paint. Redimensionar el cuadro blanco a  640 pixels de ancho por 480 pixels de alto, usando  Imagen | Atributos. (Los Pixels son denominados pels en el diálogo.) Llenar el espacio en blanco con un color fuerte. Cambiar a Excel con la hoja que quiere establecer como activa.   Maximizar la hoja en la ventana de Excel. No maximizar a Excel mismo.  Posicionar el ángulo superior izquierdo de la ventana de Excel encima de la imagen coloreada de Paint. Arrastrar los bordes de la ventana de Excel, hasta que toda la ventada tenga el tamaño de la imagen de Paint. Buenísimo! Lo que se verá en la ventana de Excel es lo mismo que en la resolución de 640x480 mostrada con la actual barra de herramientas.  Se puede guardar la imagen de Paint para usarla más adelante,  si es que le hace falta ese tipo de comprobación a menudo.

Si su hoja es muy ancha para la pantalla,  que puede hacer sobre eso?  
Algunas posibilidades:

• Reducir el ancho de una o más columnas   
• Reducir el tamaño de la fuente y a continuación el ancho  de una o más columnas.     
• Redisponer su hoja de cálculo   

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Cálculos de Prueba: Números Fáciles

Sus fórmulas parecen como si estuvieran funcionando mientras usan estos "realistas" datos .  Pero es difícil estar seguros de ello. Hubiera sido fácil dejar de poner un cero o dejar afuera una parte de alguna fórmula o por accidente quedar con una referencia de celda que no corresponde, mientras hace los clics dentro de la hoja.  Se necesita verificar las fórmulas con números con los cuales sea fácil de operar. De hecho, hubiera tenido más sentido empezar a trabajar con números realmente fáciles y hacer las pruebas con datos realistas más tarde.    

1. Antes de continuar, tomar nota de las cifras de Gardner. Necesitará introducirlas nuevamente después que se acabe la prueba.  
    
2. Reemplazar los Valores Asumidos: Usar 10, 10%, 10%.  Se actualizaron las etiquetas encadenadas ?
    
3. Reemplazar los Valores de los Datos: Reemplazar la cantidad de Viajes Vendidos con 10, 10, 10 y la Ventas de Otros Viajes  con 10000.
    
4. Verificar los Cálculos: Ensanchar la  columna G, para ver los cálculos. Como se han usado números fáciles de calcular mentalmente, puede verse fácilmente que los Puntos y Total de Puntos funcionan bien.  Solamente las Ventas en G4 no están obviamente bien o mal.  Hacer un cálculo mental para ver si le parecen correctos.  

   Tahití = 10 viajes x $1500 = 15000
   Nueva Zelandia = 10 viajes x $3000 = 30000
   Mundo = 10 viajes x $6000 = 60000

   Otros = 10000

   Total = 15000 + 30000 + 60000 + 10000 = 115000. Correcto!

 

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Cálculos de Prueba: Números Especiales

Antes de poder decir que las fórmulas definitivamente están funcionando bien, se deben verificar algunas situaciones especiales. Que pasaría si algunos números no se encuentran allí? Sería el espacio suficientemente grande para que se pueda usar para los números más largos y más pequeños? Pruébelos!

1. Ceros: Uno por vez, remplazar cada uno de los números de los datos en la zona Turquesa Clara o en las Celdas Marrones, con un cero. (No olvidar de pulsar ENTRAR para ingresar realmente el valor.) Todavía muestra la tabla buenos resultados? Deshacer entre cada uno de los cambios.
    
2. Grandes/Pequeños Números: Cambiar la cantidad de pasajes vendidos para Tahití por un número grande que crea que podrían haberse vendido. Son las celdas para los valores calculados lo suficientemente grandes? Si no, ensanchar la columna. Probar con otros valores grandes en diferentes partes de la hoja de cálculo.

   En algún punto el Bono y el Total de Comisiones no cabrán dentro de la columna. La decisión a tomar es decidir que es más importante, mantener las tablas en una pantalla con una resolución de 640 x 480, o hacer que las celdas sean lo suficientemente anchas para poder mostrar ventas realmente elevadas? Esto lo decidirá usted..

   O son los cambios de formato que puede hacer para mantener las tablas dentro de una pantalla y ser impresas en una sola hoja y aún poder tener columnas más anchas? Hay tantas opciones!

   También se deberá probar con números pequeños, especialmente cuando los números negativos tienen algún sentido en la hoja. Esta hoja no usará números negativos, pero la tasa de la comisión puede ser muy baja. Cual puede ser el porcentaje más pequeño lógico para usarse para la comisión y el Bono. ¿Y que serían cifras de Ventas pequeñas? Probar con algunas, para ver si las fórmulas establecidas y los tamaños de las celdas las manejan bien.
    

3. Volver los datos a los valores para Gardner. [Usar la función Deshacer Múltiple,  o cerrar sin guardar y volver a abrir]

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Documentación

Su hoja estará diseñada, formateada y testada. Todo lo que resta es documentar lo que hizo.  Cuando creó los títulos y las etiquetas se hizo una parte de la documentación. Ahora deberá crear los Comentarios que explicarán como funcionan las hojas, quién las hizo, etc.   

1. Comentario Principal  Seleccionar la celda A1 e insertarle un Comentario.  Aplicar el formato de forma y color que prefiera para el cuadro de texto del Comentario.

   

   Incluir en este Comentario -

   • su nombre
   • fecha completa
   • clase para la que se hizo la hoja  
   • Propósito
   • Planificando Hojas de Cálculo pasos  1 y 2 de la lección anterior Crear una Hoja: Y si...?. (Desde luego, sus comentarios no serán exactamente iguales a los de la ilustración.)
     • Metas
     • Salida
     • Entrada
     • Fórmulas
     • Consideraciones de Diseño
        

2. Otros Comentarios: Seleccionar por lo menos una celda que contenga una fórmula y crear un comentario que explique la misma con palabras en lugar de referencias a celdas.  
    
3. Configuración de Página: Abrir Archivo | Configurar Página | Hoja y fijar Comentarios,  Al Final,  de manera que todos los comentarios sean impresos en una página separada después de imprimirse la hoja de cálculo.  
    
4. Encabezado: Crear un encabezado con su nombre y la fecha a la izquierda, el nombre del archivo y el de la hoja en el centro  y Proyecto 5 Excel,  a la derecha.   
    
5. Ortografía y Gramática. (Esto también corregirá el texto de sus comentarios!)
    
6. Verificar Vista Preliminar de Impresión.
7. Guardar como  viajes35.xls  en la carpeta excel proyecto5 en su disquete Clase.  
    
8. Imprimir solamente la hoja del Bono.  Debería obtener 2 páginas, la calculadora del bono y los comentarios.