Diseño de Hoja de Cálculo:
Análisis

Buen Diseño

Un buen diseño de la hoja le facilita:  

• leer los datos
   
• entender el sitio de la hoja 
   
• usar la información de la hoja
   
• actualizar la hoja
   
• ubicar rápidamente  las partes importantes   

Un buen diseño no tiene que ser lindo o colorido, pese a que eso ayuda con frecuencia. Una hoja bien diseñada será cómoda para trabajar con ella y hace más fácil contestar las preguntas que desee formular.

Como podría decir si una hoja tiene un buen diseño? Las preguntas de abajo son una buena guía.

Analice una hoja

Para analizar la efectividad del diseño de una hoja, use las preguntas siguientes acerca de ella. Con un buen diseño puede contestarlas fácilmente. Un diseño pobre o malo lo hace difícil o imposible.   

1. Propósito:  Para qué es?  Qué preguntas responde?  
    
2. Datos: Qué datos son usados y de donde provinieron los mismos?  
    
3. Cálculos: Como los ejecutan a ellos? (Que partes son calculadas y que fórmulas son usadas para hacer los cálculos?)
    
4. Cambios: Le permite esta hoja agregar o cambiar los datos más tarde?  Es eso importante para esta hoja en particular? Resultará fácil hacerlo?   

Mal Diseño: Ejemplo #1

Que es lo que está mal en la hoja de abajo? Trate de contestar las preguntas del análisis: Propósito, Datos, Cálculos, Cambios.

Mal Diseño #1

Usted no puede decir nada de lo que sucede en esta hoja! No puede contestar ninguna de las preguntas del análisis. Lo única cosa buena de la hoja, es que utiliza la fuente por defecto, de manera que pueda leer los valores.   

Qué es lo que está mal?

• No tiene títulos para informarlo acerca de qué se trata esta hoja.

• No tiene etiquetas en las columnas, para explicar todos los números.

• No está claro si alguno de los números son calculados.

• Los números en las dos últimas columnas son difíciles de leer y de compararse entre ellos, porque no están alineados por su punto decimal.

Simple Solución: Agregar algunos simples títulos y etiquetas hace la hoja mucho más comprensible, como se muestra en la versión de más abajo. Puede contestar ahora alguna de las preguntas del análisis?   

Agregando títulos y etiquetas se aclara muchísimo!

Todavía no es realmente fácil leer los números en F & G, y no se puede decir si las entradas por el Paga por mes han sido calculas o escritas.

Una Solución aún mejor: Algunas etiquetas con formato y agrandadas y títulos ayudarán aún más, como se muestra en la próxima ilustración. Puede contestar las preguntas del análisis?   

Agregando formateo y explicación de los cálculos  

Ahora puede ver que Paga por mes, es un valor calculado usando las Horas Trabajadas y la Sueldo. Moviendo las Horas Trabajadas hacia arriba, coloca los valores usados en la fórmula vecinos entre sí, lo que hace más fácil ver de donde sale el Paga por mes -  y porqué, algunos sueldos son mayores que otros.   

Esta hoja es un ejemplo de una que normalmente no tendría que cambiar más tarde. Es solo un informe  de valores en una fecha dada. No obstante eso, una hoja similar que incluya las horas trabajadas cada día  por cada trabajador,  tendría nuevos datos agregados cada día laborable.

Mal Diseño: Ejemplo #2

He aquí un problema de diseño común cuando ambos,  filas y columnas, están siendo calculados. Puede contestar las preguntas de más arriba para el  análisis de esta hoja? 
 

Qué es lo que está mal?

• Qué formulas? La Fila 8 y la Columna F parece como que podrían ser cálculos.

• Está la celda  F8 relacionada con los valores de las filas, de las columnas  o algo más?
  

Solución:

• Use un formateo para F8 que coincida con el de los datos fuente.

• Agregue etiquetas y otros formatos para agrupar las celdas relacionadas. En la hoja revisada puede ver que F8 es la SUMA de la Fila 8.

El código de color correcto y las etiquetas aclaran todo

Principales temas de Diseño

De los ejemplos de arriba y con algo de sentido común, podemos llegar a definir los temas principales y los lineamientos que lo ayudará a diseñar hojas de buen funcionamiento.  

• Fácil de leer: Elija fuentes y fondos con colores de buen contraste y de fácil lectura. Tenga en cuenta como se va a ver al imprimirse, tanto como en la pantalla.  
   
• Posiciones lógicas: Colocar los datos de manera lógica, tanto para leerlos como para ingresar datos.   
   
• Describir: Crear etiquetas útiles y títulos que hagan bien claro el propósito y la función de la hoja de cálculo. 
   
• Partes Importantes: Coloque y aplíqueles formato a los valores clave, como a los totales, para hacer que sobresalgan entre el amontonamiento de datos.   
   
• Cambios: Disponga la hoja de manera que al agregarle nuevos datos, no se quebrarán las fórmulas. Rodear mediante celdas en blanco los grupos de datos que podrían tener agregados más tarde y escribir las fórmulas que ya incluyan esas celdas en blanco.  O  usar referencias a celdas absolutas  que no se moverán si se agregan datos.  
   
• Datos Originales: Use copias o  vínculos con los datos originales para las acciones que sean difíciles de deshacer, como ordenar y subtotalizar. Esto resguarda a los datos originales para otros usos más adelante.  
   
• Futuro: Piense anticipadamente sobre los usos futuros de su hoja. Anticipe las necesidades de otras personas que puedan utilizar su hoja, sin conocer todo lo que usted sabe de ella.    

~~  1 Cor. 10:31 ...hagan cualquier otra cosa, háganlo todo para la gloria de Dios.  ~~

Actualizado por última vez el día: 12/16/10