Diseño de Hoja de Cálculo:
Crear una Hoja: Y si...? 

Paso a Paso: Crear una Hoja - Y si...?

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Que aprenderá

planificar una hoja de Y si?   crear una tabla con valores supuestos   crear una tabla de entradas crear una tabla de resultados   usar la función para insertar el día de la fecha  crear una etiqueta encadenada

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Inicio con: viajes33.xls (de la lección previa)

Recordar: Para ingresar un valor o fórmula, se deberá pulsar ENTRAR o hacer un clic en el botón con la marca verde después de terminar de crear los contenidos.    

Establecer las Metas; Identificar Ingresos y Egresos  

1. A partir de los hechos enunciados arriba, en una hoja de papel por separado, completar los dos primeros pasos de la Lista de Verificación de Planificación para Hojas de Cálculo.
    [1. Establecer metas
   2. Identificar Ingresos y Egresos]

   Corregir más tarde su trabajo, si encuentra que ha dejado algo afuera. Más adelante usará esta información para documentar la hoja en un Comentario.
    

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Esquema del Diseño  

1. Dibujar el boceto de un esquema para un posible diseño de la hoja. Podría ser mejor que lo que lo está orientando, según se muestra a la derecha. Cuando entregue su trabajo a la maestra, adjúntele el boceto de su diseño.

   Las partes deben quedar bien juntas, para cumplir con el requerimiento de que todo quepa en una sola pantalla con una resolución del monitor de 640 x 480.
    

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Hoja y Títulos   

Crear una nueva hoja para calcular el bono.  Recordar que habrá que copiar las celdas de títulos para mantener el formato.   

1.  Si es necesario, abrir  viajes33.xls .
    
2. Hacer un clic derecho en la ficha de una hoja,  seleccionar Insertar… y desde el diálogo seleccionar Hoja de trabajo.
    
3. Renombrar la hoja Bono.
    
4. Cambiar a la hoja Tahití; seleccionar las celdas A1 y A2. Copiarlas.
    
5. Cambiar a la hoja Bono, seleccionar la celda A1, y Pegar. 

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Personalizar

1. En la celda G1 escribir  [Nombre] . El agente reemplazará este por su propio nombre. 
    
2. En G2 escribir  =HOY() Después de la palabra Hoy hay dos paréntesis. Cada vez que se abra la hoja con esta función, se mostrará la fecha, que es la fecha que la PC registra.   
    
3. Formatear haciendo que ambas, G1 y G2 se vean centradas y en negrita.

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Tabla: Valores Asumidos 

Usando una tabla para mantener los valores constantes, utilizados en sus fórmulas, hace fácil cambiarlas más adelante si las condiciones para el Bono cambiaran, quizás para un conjunto de ofertas especiales. Una vez que se finalice con esta hoja, se podría variar por ejemplo, cambiando el valor en un lugar de esta tabla.   

1. Ingresar Etiquetas y Valores  empezando con la celda A13, entrar los valores como se ve en la tabla de la derecha.   

   Las líneas de texto de abajo, Valores Asumidos, están en la columna B. Todavía no tendrán el aspecto de la ilustración.   
    

2. Formato: Para el título de la tabla (celda A13), hacerlo en  negrita. Centrar los valores en las celdas C14, C15  y C16 y hacerlo en negrita.
    

   Redimensionar la altura del título, cambiando la altura de la Fila13 por una altura de19,50.

   Para las etiquetas de la columna B (celdas B14, B15, y B16), alinear a la derecha y ensanchar la columna B hasta 14,86, que es lo suficiente para mostrar toda la etiqueta y dejar una pequeña sangría bajo el título, en A13.

   Seleccionar toda la tabla (rango A13: C16) y rellenar con un fondo Marrón y ponerle un borde a toda la tabla con una línea negra gruesa.
    

3. Guardar como  viajes34.xls 

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Tabla: Puntos

Esta tabla es para que un agente pueda ingresar sus datos sobre el número de viajes. Calculará aquí la cantidad de puntos que se ha ganado.  Llenará la tabla con los datos para Gardner.

1. Entrar Etiquetas: Comenzando con la celda A3, entrar las etiquetas como se muestra en la ilustración para que la tabla calcule los puntos ganados.

   Para la celda C10, debe estar en el modo Editar o Excel creerá que esta es una fórmula y se rehusará a dejarlo escribir 2000.
    

2. Formato: Usar  Formato Celdas…  para combinar a través de A3 hasta D3, justificar el texto, alinear a la izquierda y alinear vertical  como Centro.

    

   Redimensionar la Fila 3 para mostrar todo el texto justificado.  Redimensionar columnas donde se necesite mostrar toda la etiqueta. No haga Autoajustar en la columna B.  Resultaría demasiado ancho debido a las etiquetas en las filas 14, 15 y 16.
    

3. Fórmulas: Los valores en la columna D, deberían ser calculados multiplicando el valor de la columna B por la cantidad de Viajes vendidos y por los Puntos de cada uno en la columna C. De esta manera la fórmula para D5 es   =B5*C5 . Entrar esta fórmula y usar Autorellenar para copiar hacia abajo D6 y D7. Por ahora todas las fórmulas resultan cero, ya que todavía no hay valores en la columna B.   

   Los puntos para, Otros viajes,  en D10 son calculados dividiendo el valor de B10 por 2000. Entrar la fórmula para D10 como  =B10/2000 . Los puntos serán automáticamente redondeados con el formato numérico General.   

   La fórmula para Puntos Totales está en la celda D11 y es la suma de todos los puntos de arriba. Use Autosuma y modifique la fórmula.
    

4. Entrar Datos: Mirar la hoja Especiales. Encuentre los viajes que comercializó Gardner. Sume la cantidad de pasajes que Gardner vendió para cada viaje y también las ventas totales de Gardner para, Otros viajes. Esta es la parte más espinosa del proyecto. No hay una manera fácil de vincular los datos, ya que Gardner tiene viajes dispersos por toda la hoja.

   

   [Indicación: Establecer Autocálculo en la barra de estado en SUMA. Seleccionar solo las celdas para Gardner en un grupo, mientras se mantiene apretada la tecla CTRL. La barra de estado muestra el total

   Entrar los valores que encontró en Especiales en la tabla del Bono.

   Cambiar la celda G1 a  Gardner .
    

5. Formato: Para hacer obvios los lugares de los ingresos de datos, poner borde a esas celdas con una línea negra gruesa y llenar esas celdas con color Turquesa claro. (Celdas B5, B6, B7, B10) Usar el mismo color de relleno, pero sin borde en las orientaciones de la celda A3. Es agradable coordinar los colores!

   Desactive la vista de la grilla. [Herramientas | Opciones | Vista] Ahora los bordes y el color de relleno muestran claramente donde va a escribir datos. (Trabajar sin ver la grilla es posible en una tabla pequeña, pero no es tan fácil como parece. Será otra experiencia para usted!)

   Para hacer los valores calculados diferentes, llenar esas celdas con Verde Claro, (Celdas D5, D6, D7, D10, D11)

   

   Hacer los rótulos de columnas (Celdas A4:D4 , B9 y C9) y el rótulo de fila, Puntos Totales en la celda A11 en negrita. Coloque sus instrucciones en la celda A3 negrita y cursivas.

   Centrar todas las columnas de datos y los cálculos (B4:D11).

   Seleccionar toda la tabla, incluyendo las instrucciones. Usar Formato celdas… | Diálogo Bordes, para poner un borde grueso a su alrededor en el color Aguamarina. Después seleccione las instrucciones y la parte de viajes especiales (A7:D7) y ponerle un borde grueso abajo en el mismo color. (Puede obtener bordes con el botón sólo en negro .)
    

6. Redimensionar la Fila 3 con un alto de 33,75 y la Columna E con un ancho de 1.00.
7. Guardar.  [viajes34.xls ]

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Tabla: Comisiones

Esta tabla calculará la comisión normal del agente, su bono y después los sumará para obtener el total de comisión. 

1. Ingresar etiquetas: Iniciar en la celda F3 y entrar las etiquetas para la tabla que calculará las comisiones. Ensanchar la columna F para mostrar todo el texto de la celda F8.

   Problema - Si cambia el número de puntos mínimo necesario para obtener el bono, sus etiquetas no será actualizadas. Usted puede corregir eso!
    

2. Etiquetas que será actualizadas: Puede mezclar texto y celdas de referencia.

   Seleccionar la celda F3 y editarla para que se lea
    ="Cálculo del Bono- Necesita " & C14 & " puntos" . Las comillas abarcando el texto y los espacios que usted quiere ver son importantes. El signo ampersand (&) es usado  para pegar el texto y los valores dentro de las celdas, proceso llamado encadenado. Usando esta fórmula, si cambia el número de puntos, la etiqueta cambia automáticamente.   

   Seleccionar la celda F8 y editar esta etiqueta de manera que el número de puntos también se actualice automáticamente .  

    ="Tasa del Bono para más " & C14 & " puntos" 
    

3. Valores Asumidos: Vincule las celdas para una Tasa Normal de Comisión y Tasa de Bono a la Tabla de Valores Asumidos. Puede ver más fácilmente donde cambiar estas tasas en el futuro, si ellas se encuentran en una tabla separada.  

   Para la tasa de Comisión Normal en la celda G5 escribir  =   hacer un clic en la celda C15 en la tabla de Valores Asumidos y pulsar ENTRAR.

   Para la tasa del Premio en la celda G8, escribir   =  hacer un clic en la celda C16 en la tabla de Valores Asumidos y pulsar  ENTRAR.
    

4. Fórmulas: La forma fácil de ingresar estas fórmulas, es escribiendo el signo igual y todos los demás símbolos, pero hay que hacer un clic en la celda a usar.  

   Las Ventas en la celda G4 requerirán una fórmula más larga que las otras. Ventas es la suma de las ventas para Tahití, Nueva Zelandia, Mundo  y Otros.  Ya tiene las ventas para Otros en la celda B10, pero para los otros viajes debeá multiplicar el número de pasajes por el precio de cada uno de ellos. Por ejemplo, Las ventas de Tahití, será igual a la cantidad de pasajes por 1500 cada uno, o  =B5*1500.

   De manera que su fórmula para G4 es  =B5*1500+B6*3000+B7*6000+B10 . Recuerde que todas las multiplicaciones son realizadas antes que las sumas.  Si quiere puede sumar usando paréntesis para hacerlo más claro:
     =(B5*15000+(B6*3000)+(B7*6000)+B10 

   Calculó la Comisión normal multiplicando Ventas por Tasa de Comisión normal. De forma que la celda G6 necesita = G4*G5

   Ventas es repetida en G7, de manera que verá que la multiplicará por la tasa del Bono  para obtener al mismo. De forma que para G7 necesita solo  =G4 .

   El bono en la celda G9 es la Venta por la Tasa del Bono, que es  =G7*G8 .

   La Comisión Total es la suma del Bono más  la Comisión Normal,  =G6+G9.
    

5. Formato: Usar el relleno color Verde Claro para los valores calculados en la columna G (celdas G4, G6, G7, G9, G11)

   Remarque el título, bono  y la comisión total mediante la aplicación del estilo de celda, Rótulo - Blanco  sobre verde en las celdas  F3, G3, F9, G9  y F11, G11.

   Usar Combinar y Centrar, en el título en F3. Edite el título para incluir un salto de línea después de la palabra Bono (ALT + ENTRAR) de manera que el título permanezca en 2 líneas.

   Justificar a la derecha F4: F8. Si es necesario ensanche la columna F para conseguir que todo el texto entre en la columna.   

   Aplicar el formato de moneda a las celdas G4, G6, G7, G9  y G11.

   Seleccionar toda la tabla (F3:G11) y aplicar un grueso borde verde desde el diálogo Formatear Celdas.

   Hmmm. Esto es demasiado ancho para una 640 x 480 pantalla.
    

6. Redimensionar columna F a 22,43.
    
7. Seleccionar celda F8 y ajustar texto. (Formato | Celdas... | Alineación | Ajustar texto.
    
8. Guardar.  [viajes34.xls ]

Hoja de Bono ya creada