Grupos de Datos y Fórmulas:
Ordenar

Paso a Paso: Ordenar

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Que aprenderá

copiar toda una hoja  ordenar por la primer columna ordenar según columnas múltiples ordenar por una lista personalizada

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Inicio con viajes21.xls (de la lección previa)

Se ha decidido prestar atención a los subtotales de cada uno de los tres agentes de viajes que se encargaron de las ofertas especiales.

Los datos de la hoja Especiales son arreglados actualmente según el Viaje. Podría elegir los viajes de cada agente usted mismo y sumarlos. Pero también podría saltearse alguno fácilmente, aún en una lista tan corta como esta.

El comando para subtotales de Excel será muy útil en esa situación. Pero si usa el subtotal ahora mismo, obtendrá subtotales cuando el viaje cambie en la primer columna. Para obtener los subtotales para los agentes de viaje, debe volver a arreglar los datos, de forma que las filas para cada agente, se encuentren agrupadas juntas. Los datos serán más fáciles de leer si los Agentes de Viajes están en la primer columna.

Antes de que ordene, asegúrese de haber seleccionado todos los datos que van juntos en cada fila.

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1. Abrir  viajes21.xls  en su disquete Clase, en la carpeta del excel proyecto3.   
2. Guardar como  viajes22.xls  en su disquete Clase, en la carpeta del excel proyecto4 .  Si es necesario, crear la carpeta. 
   Como manejar un disco lleno
    
3. Cambiar el encabezado de cada hoja para que se lea Proyecto 4 [Sugerencia: Seleccionar todas las fichas juntas y editar el encabezado. No se olvide de desagrupar las hojas!]

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Copiar: Hoja

1. Seleccionar la hoja Especiales. Hacer un clic Derecho en la ficha de la hoja y desde el menú que aparece, seleccionar  Mover o copiar…  aparece el diálogo para Mover o Copiar.  
    
2. Dejar escrito en el cuadro, Hacia libro, viajes22.xls .
    
3. Seleccionar en el cuadro de texto,  Antes de la hoja a Tahití.
    
4. Tildar Crear una copia. Clic en Aceptar. Aparece una nueva hoja llamada Especiales (2) conteniendo una copia de los datos de la hoja Especiales.   
    
5. Renombrar la hoja nueva  Totales-Agentes . (Sugerencia: Doble-clic en la ficha y escribir. Pulsar ENTRAR.) 
    
6. En la hoja Totales-Agentes, eliminar Filas 25 hasta la 38 ya que no se relacionan con los agentes.

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Mover: Columna de los Agentes de Viaje   

La tabla se podrá leer mejor, si la primer columna es la columna sobre la que se basó el ordenamiento. Necesitará mover la columna de los Agentes de Viaje hacia lo más lejos posible a la izquierda.  

1. En la hoja Totales-Agentes, seleccionar la columna B, la columna de los Agentes de Viaje.  
    
2. Arrastre derecho y dejar, a la izquierda de la columna A. Desde el menú que aparece seleccionar  Desplazar a derecho y mover. Uups! Aparece un mensaje. Seleccionando toda la columna, se logran captar también los títulos de las celdas combinadas. Tendrá que probar esto de otra manera.  
    
3. Seleccionar las celdas B4:B23, las celdas en la columna de los Agentes que actualmente contienen datos.   
    
4. Arrastre derecho, para la selección y dejar, a la izquierda de la columna A. Seleccionar desde el menú que aparece   Desplazar a derecho y mover . éxito!
   Los datos de los Agentes se mueven hacia la columna A y los datos de Viajes,  son cambiados hacia la columna B.    
    
5. Autoajustar las columnas A y B.  
    

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Ordenar: Diálogo - sobre Agente

A continuación se ordenará la tabla para poner juntos los datos de cada agente de viajes.  

Un método natural de ordenamiento, sería usando el diálogo Ordenar y elegir clasificar por Agente, después por Viaje y después por Cliente. Pero los viajes estarán en orden alfabético en lugar del orden de la Lista Personalizada.  Puede aplicar solamente una Lista Personalizada a la primer columna ordenada. Se tendrá que ordenar en dos pasos, para continuar usando el orden de la Lista Personalizada para los viajes.

1. En el cuadro Nombre, escribir A4:F23 para seleccionar ese rango.
    
2. Desde el menú seleccionar  Datos  |  Ordenar…  Se abre el diálogo Ordenar.
    
3. Hacer coincidir las opciones en la ilustración, Agente primero, después  Viaje, después Cliente. Seleccionar La lista tiene fila de encabezamiento,  ya que su selección incluye la fila 4.  

   Si en su selección no incluye la fila del encabezamiento, las etiquetas de columnas no se ven en las listas que bajan, solo se ven los encabezamientos de columna - A, B, C...
    
    

4. Hacer un clic  en el botón Opciones... Se abre el diálogo de Opciones de Ordenar. Asegúrese que se vea, Normal.
    
5. Hacer un clic para Aceptar, cerrar las Opciones de Ordenar y después Aceptar nuevamente, para cerrar el diálogo Ordenar.

   Los datos son clasificados alfabéticamente por Agente. Dentro de cada fila del agente de viajes, las filas son ordenadas por viaje.  Dentro de cada viaje del agente, los clientes son clasificados por orden alfabético.
    

Ordenadas por Agente, Viaje y Cliente en el orden Normal.

Pero, aguarde! Usted ha estado usando una lista personalizada para los Viajes = Tahití, Nueva Zelandia, Mundo, Otros.

En el diálogo Ordenar Opciones,  puede elegir una lista para ordenar por ella - pero esto se aplica solamente a la primer columna del ordenamiento. Viaje es la segunda columna.

Tendrá que trabajar un poco más intensamente para poder aplicar su lista personalizada.  

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Ordenar: Diálogo - solo las filas de Chavez  

1. Seleccionar las etiquetas de columnas y las celdas de datos para el Agente Chavez. [A4:F12]
    
2. Desde el menú seleccionar  Datos  |  Ordenar…  Se abre el dialogo Ordenar.
    
3. Hacer un clic en los botones de radio, para Fila de encabezamiento.
    
4. Seleccionar para ordenar, primero por Viaje y después por Cliente.
    
5. Clic en el botón de Opciones y seleccionar la lista personalizada de viajes - Tahití, Nueva Zelandia, Mundo y Otros.

   Hacer un clic en Aceptar, para cerrar el diálogo Opciones. Hacer un clic en Aceptar para cerrar el diálogo Ordenar.
    

   Los viajes que Chavez manejó, están clasificados en el orden de su lista personalizada! Las otras filas permanecen igual.

 

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Ordenar: Gardner y Heinz

1. Repetir el procedimiento de Ordenar las filas para los otros dos agentes, Gardner y Heinz. Estos dos no tienen una fila de encabezamiento directamente arriba de ellos, de manera que tendrá que usar, Encabezamientos de Columnas  en el diálogo Ordenar, más bien que etiquetas de columna.    

   [Indicación: Seleccionar las filas para agente de viajes. Datos | Ordenar. Clasificar por Columna B, después por la Columna C. Sin fila de encabezamiento. Establecer opciones en la lista Personalizada.]
    

2. Guardar. [viajes22.xls] 
   Como manejar un disco lleno

 

Ordenado por Agente de Viajes   
Viaje y Cliente con lista personalizada